Les festes de Nadal d’aquest any han estat una mica estranyes en comparació amb les d’anys anteriors. Durant aquestes dates estàvem acostumats a organitzar activitats presencials, dinars, sopars temàtics, activitats de team building per a empreses i moltes altres propostes.
Tanmateix, aquest any hem hagut de replantejar el sistema d’esdeveniments que havíem utilitzat fins ara. Aquesta adaptació ha comportat potenciar els esdeveniments híbrids i en línia.
En aquest article us expliquem com vam organitzar la retransmissió en directe de la cavalcada de Reis d’un municipi.
Nombre d’assistents presencials: 1.200 persones
Visualitzacions en línia: més de 600
Durada de la retransmissió: 4 hores i 50 minuts
Objectiu: que cap infant es quedés sense poder veure els estimats Reis d’Orient.
El 5 de gener és una data molt esperada pels més petits, un dia ple d’il·lusió i alegria. Davant la situació provocada per la pandèmia, podia passar que algunes persones no poguessin assistir-hi presencialment. Per aquest motiu, una de les millors solucions era retransmetre en directe el campament reial.
Característiques principals de l’esdeveniment
Connexió a Internet
Era imprescindible disposar d’una connexió òptima a Internet mitjançant un cable Ethernet. Un dels factors més importants per poder fer una retransmissió en directe és tenir una connexió estable i segura.
En aquest cas, el client ens va facilitar una connexió fiable amb un encaminador de qualitat.
Quan no es disposa d’aquesta infraestructura, cal contractar el servei d’Internet amb antelació per evitar incidències el mateix dia de l’esdeveniment, com ara no poder fer la retransmissió per manca de connexió.
Qualitat del so i de la il·luminació
El so és un element molt important en qualsevol esdeveniment híbrid. A continuació, us expliquem per què.
Un dels nostres reptes era aconseguir la màxima qualitat sonora, tenint en compte que l’esdeveniment es va celebrar a l’exterior per complir les mesures de seguretat de la COVID-19.
L’equip tècnic de LAESKI va estudiar prèviament els plànols de l’espai per determinar la millor distribució i cobertura del so. En un esdeveniment híbrid, els canals d’àudio són diferents: d’una banda, hi ha la música i el so que es transmeten en el format en línia i, de l’altra, el so que es projecta per al públic presencial.
La retransmissió es va fer mitjançant una xarxa social concreta, en aquest cas YouTube. Això implica que tota la música emesa a través de la plataforma ha de ser lliure de drets d’autor.
Per garantir una bona qualitat sonora, també cal disposar d’una taula de mescles adaptada a les necessitats de l’esdeveniment i evitar que la música que sona a l’espai físic se superposi al so captat pels micròfons de la retransmissió.
La il·luminació de la part presencial també és un factor molt important. Per obtenir una bona qualitat d’imatge, cal adaptar la il·luminació a cada situació. En aquest cas, vam distribuir diferents focus en funció dels elements, espais i persones que volíem destacar.
Coordinació amb l’entitat i els proveïdors
Quan un esdeveniment és molt específic i té uns requisits tècnics determinats, pot ser necessari contractar material especialitzat.
En aquest cas, la coordinació entre totes les persones i empreses implicades va ser òptima. Els imprevistos que van sorgir a última hora es van poder resoldre ràpidament gràcies als plans alternatius que havíem assajat i preparat prèviament.
Organització de l’esdeveniment
Cada vegada que LAESKI organitza un esdeveniment, és imprescindible fer un estudi previ mitjançant una plantilla creada pel nostre equip.
També preparem un plànol de l’espai per determinar la ubicació dels equips i els materials, planifiquem reunions i visites tècniques i, per descomptat, definim diferents plans alternatius.
Normalment, aquests plans no s’han d’aplicar, però és molt important tenir-los preparats.
Els esdeveniments híbrids són un complement indispensable de la coneguda «nova normalitat». Han arribat per quedar-se i, gràcies a una bona organització, una execució acurada i un equip professional, es poden desenvolupar d’una manera òptima.
Esperem que us hagi agradat l’article. Recordeu que podeu seguir-nos a les nostres xarxes socials i formar part de la comunitat LAESKI.
Una comunitat d’amants dels esdeveniments, però també del pensament, el disseny, la sostenibilitat i totes les temàtiques relacionades amb la dinamització d’equips i la presentació de nous productes i serveis.
Què espereu per unir-vos-hi?
