Arran de la crisi del coronavirus, el sector dels esdeveniments ha quedat clarament afectat. La reinvenció de les empreses és un dels conceptes que últimament sentim més; si les empreses no s’adapten i evolucionen en base a la situació actual, poden quedar molt enrere en els seus sectors fins a arribar al final de la seva producció. A LAESKI estem en constant proactivitat i estem al dia de les últimes actualitzacions de la indústria, per aquest motiu apostem per tots els esdeveniments que afavoreixen l’avanç cap a la transformació digital.  

Davant d’aquesta situació tan excepcional, calia comptar amb un professional excepcional perquè ens il·lustri sobre els seus pensaments i opinions. Avui tenim el plaer d’entrevistar un especialista del sector dels esdeveniments i amb molts anys d’experiència “a l’esquena” en tota mena d’esdeveniments. Parlem de José Garcia Aguarod, fundador de Grupo Eventoplus el directori més gran de la indústria d’organització d’esdeveniments, congressos i turisme de reunions en espanyol.  

Bon dia, Jose, en primer lloc, moltes gràcies per atendre’ns.

1.- Per començar aquesta entrevista, ens agradaria saber una mica de la història de Grupo Eventoplus, Com definiries el projecte i qui forma part d’aquesta gran organització?

Grupo Eventoplus és el resultat de 20 anys de feina, una iniciativa que sorgeix l’any 2000 com una Startup. Llavors, en ple inici de la primera febre d’Internet, juntament amb dos amics i companys de feina (que encara som al vaixell), vam decidir deixar la nostra feina d’aleshores i començar aquesta Startup amb la qual intentaríem donar solució als organitzadors d’esdeveniments a través d’un portal a Internet. A partir d’allí el portal va tenir molt d’èxit i vam invertir els nostres estalvis, energia i altres en el projecte i, a poc a poc, vam començar a contractar persones i a desenvolupar una empresa “de veritat”. Vam posar molt d’èmfasi en la qualitat dels continguts i això (segurament) ens va fer ser molt diferents d’altres iniciatives que apareixien llavors a Internet. Vam aconseguir un lloc web amb una combinació molt potent d’un directori molt ben pensat, molt extens, ben organitzat, especialitzat i curós, alhora que aportàvem un munt de continguts de qualitat des del primer minut. Vam començar a tenir lectors, seguidors, usuaris que a poc a poc es van convertir en “fans”. Una cosa que sempre comento és que moltes de les persones a qui els agraden els nostres continguts s’han convertit en amics i que creuen en nosaltres, que són gent amb qui ens veiem, a qui tractem de tu a tu i, això, ens dona la força de prescripció i qualitat de l’audiència que tenim avui dia. Tornant a la nostra història, el 2004 vam llançar Eventos Magazine, que a dia d’avui és la revista principal del MICE en espanyol. Una revista d’alta qualitat amb la qual vam voler que el sector dels esdeveniments tingués el seu mitjà de comunicació en paper, reflexiu… Després, amb el temps, vam llançar altres “fills” de la revista en forma de publicacions específiques com la “Guía de espacios de España y Portugal”, informes, etc.

Vam començar a treballar per a IBTM de forma exclusiva, convertint-nos en els seus “publishers”, en els editors del diari de la fira d’esdeveniments més gran del món (i en anglès britànic ;-), cosa que ens enorgulleix, ja que som una empresa d’origen barceloní i ja fa 13 anys que tirem endavant el Show Daily per a IBTM. Aquesta activitat ens ajuda a ser vistos com un grup editorial internacional dins del nostre sector de nínxol, ja que comptem amb clients globals com poden ser Tòquio, Nova York, Sud-àfrica o Austràlia.

A més de l’online i el paper, la tercera manera d’arribar a la nostra audiència és amb “esdeveniments presencials”. Organitzem esdeveniments per al sector dels esdeveniments (els meus amics de broma diuen que organitzem els Metaesdeveniments), des de la fira d’Evento Days, els Premis Eventoplus, el Meeting and Incentive Summit, el Barcelona Event Day, i molts altres en formats reduïts. Són la millor manera de veure la cara als nostres anunciants, i també als nostres lectors.

Actualment, davant la pandèmia estem desplaçant alguns esdeveniments presencials al virtual, webinars, etc. però la nostra essència és la de l’esdeveniment presencial.

La nostra última àrea d’activitat és la consultoria. Els socis ens vam conèixer treballant en una consultoria estratègica, “portem la consultoria en el nostre ADN” i així podem ajudar els nostres clients a desenvolupar estratègies per als seus negocis en el sector MICE, i treballem per a hotels, agències, destinacions… La generació de contingut per a la indústria MICE és un servei que també oferim.   

2.- Ara toca parlar una mica de tu, José. Quina és la teva trajectòria? Ets un amant de l’organització d’esdeveniments, què et va despertar aquest interès cap a ells?

Vinc d’una formació que podríem dir híbrida: entre econòmiques i relacions internacionals. Vaig estudiar a Espanya però també vaig aconseguir anar-me’n a estudiar a l’estranger, ja que sempre m’ha interessat l’internacional, i vaig tenir el privilegi de poder estudiar a la Universitat a Anglaterra i després a Alemanya. He dedicat tota la primera part de la meva vida professional a viatjar bàsicament, a estar en àrees de desenvolupament internacional de negocis. La meva formació és, diria, una barreja entre ADE i Internacional.

La meva entrada en el món dels esdeveniments va ser gairebé per casualitat perquè treballant en consultoria estratègica tenia relació amb els esdeveniments que s’organitzaven a l’empresa i la Lynn era la directora d’esdeveniments i l’Eric era un dels consultors sènior de la companyia i estava molt vinculat a la formació. Era l’any 2000 i els 3 estàvem molt atents a Internet. Tot va començar en caps de setmana, nits de feina pensant en un pla per llançar el nostre propi projecte, molt de flipchart, moltes reunions… I ens vam decidir, i vam llançar eventoplus.com. Des de llavors, ja són 20 anys de camí en el món dels esdeveniments, on hem fet una mica de tot perquè ens encanta comunicar, tenim aquest toc d’internacionalitat, partim de ser una empresa tecnològica… crec que aquesta suma d’internacionalitat més tecnologia, més gust per la comunicació i per la transmissió del coneixement ens fa polivalents.  

Els esdeveniments ens semblen insubstituïbles per a la comunicació, per a la formació, per a la transmissió de coneixement, de la música, de l’esport, de l’espectacle, per a la promoció de vendes, per a la motivació, per a moltíssimes coses. Això és el que em té fascinat.

3.- Anem a l’actualitat. Des del teu punt de vista i davant la situació actual, quina opinió tens en l’actualitat sobre el sector dels esdeveniments a Espanya?  

Crec que en la perspectiva dels vint anys d’indústria que porto a l’esquena el nostre sector ha evolucionat molt per a bé. Quan partíem l’any 2000 amb eventoplus.com hi havia poques agències i estava tot molt desorganitzat. Crec que avui dia hi ha un munt d’associacions que donen cos al sector, hi ha també uns mitjans seriosos (els nostres, segur) així com alguns competidors que ho fan molt bé, i això informa el sector i ajuda al seu desenvolupament.

Crec que el sector dels esdeveniments ha arribat a un nivell de maduresa interessant, hi ha gent molt bona i les agències, cada vegada més, són molt respectades i guanyen en coneixement. També l’organitzador corporatiu ha començat a veure l’agència com un soci estratègic per a ells, ja no només algú que els fa la logística d’unes quantes accions o dels sopars. Per fer-te una broma, fa uns anys, un gran publicista espanyol, en una entrevista ens deia que els dels esdeveniments per al món de la publicitat érem “els de les croquetes”, aquesta era la visió que es podia tenir des de la comunicació del que era el món dels esdeveniments.  

Els esdeveniments han demostrat tanta potència avui dia, la proximitat amb el client o clients a qui vols influenciar és tan important, que ja no es conceben estratègies de comunicació per part de les companyies sense tenir els esdeveniments com una de les seves eines fonamentals.

4.- Com consideres que evolucionarà el sector a curt termini i quins creus que seran els principals obstacles que haurem de superar?

Realment la pandèmia actual ens ha deixat a molts en un estat de paralització molt fort, gairebé total. Moltes empreses del sector estem pensant com serà el futur, intentant entendre’l, però és un exercici realment difícil. Aquest grau d’incertesa ens té desconcertats. Com seran els esdeveniments del futur? Crec que els esdeveniments del futur segur que seran diferents de com eren abans, segur que es repensen moltes de les coses que avui donem per suposades, que es restableixen les prioritats i que s’incorporarà molt més activament la tecnologia (no en tinc dubtes) però, alhora, tinc pocs dubtes que els esdeveniments tornaran, i que ho faran amb força perquè són una eina clau i fonamental perquè les companyies venguin, perquè expliquin el que fan, per a la transmissió d’idees, perquè el coneixement científic es difongui i els científics es trobin en convencions i en congressos, en simposis, etc. Per això, i en aquest sentit, no tinc molts dubtes que els esdeveniments tenen una llarga vida i són una eina encara no substituïda.  

Durant la pandèmia hem comprovat que la tecnologia és aquí, que les tecnologies que ens permeten treballar online són estupendes i ens han permès fer moltes coses però, alhora, ens adonem que hi ha una fatiga molt gran en la gent derivada del sobreús de la “videoconferència”, de la pantalla, de l’esdeveniment virtual. Estem fatigats perquè ho hem fet bastant malament, ja que hem hagut d’improvisar solucions ràpidament i perquè fer un esdeveniment visual, de qualitat i entretingut és molt complicat i requereix una quantitat de recursos bestials. A més, fins ara no he vist encara un esdeveniment online que aconsegueixi lliurar el mateix que l’equivalent presencial, per la qual cosa crec que en el futur, més que substituir, la part tecnològica, serà una ajuda i un complement que millorarà la part presencial.  

5.- Davant la crisi de la Covid-19, quines creus que són les tipologies d’esdeveniments per les quals les empreses han d’apostar? 

Els esdeveniments que tinguin a veure amb motivar el personal ressorgiran amb força, perquè molta gent estarà malament i moltes plantilles molt cremades, ja que no tenen recursos, no estan cobrant o cobren poc, estan sobretreballant, no se senten ben tractades i les empreses els exigeixen. També els esdeveniments que ajudin a la recuperació comercial de les companyies, a tornar a posicionar la marca, o per difondre les novetats. Ara s’ha de comunicar que ets un espai segur (o una destinació o una agència, etc.), caldrà explicar que ets una companyia que té una sèrie de valors… Crec que hi haurà molts esdeveniments, pràcticament en totes les tipologies. Potser les fires, tot i ser molt importants, patiran una mica més (ho dic intuïtivament, no tinc res científic que em doni suport) però potser això canviarà amb menys grans estands i més moments “cara a cara” individualitzats.

6.- Una de les nostres últimes experiències és la gestió d’esdeveniments online i híbrids, des de l’organització de reunions d’empreses fins a la gestió de cursos online. Sabem que els webinars i esdeveniments online s’han incrementat considerablement. Quins aspectes creus que han de cuidar-se per part de l’empresa que emet continguts perquè l’audiència o els seus propis/es treballadors/es tinguin una bona comunicació amb la mateixa?

Ja et comentava abans una mica sobre l’ús i abús dels esdeveniments online. En definitiva, crec que un esdeveniment online requereix un nivell de preparació que moltes vegades qui el llança no ha considerat. A vegades es creu que amb posar deu persones en un Zoom i fer una xerrada, això té sentit, i no, això és avorridíssim, no hi ha qui ho segueixi. La facilitat amb què qualsevol assistent, qualsevol usuari que estigui en aquell moment connectat al teu webinar marxarà perquè li arriba un titular, perquè algú el truca al mòbil i es distreu o perquè té gana, és molt gran, i si el perds, el més probable és que aquesta persona no torni a entrar al teu webinar. Addicionalment, el nivell d’interaccions en els esdeveniments online és molt baix. Crec que un dels principals reptes és fer que la gent s’enganxi. I potser un tercer punt és que la tecnologia és allà però realment falla moltes vegades, i falla perquè no ho sabem fer, perquè la part tècnica falla i, per exemple, no surt el so, els auriculars no estan bé, l’streaming i l’ample de banda no funcionen, el lector de codi de barres no carrega el joc interactiu que volíem proposar, en fi… Els nivells de coneixement tecnològic de cada persona són diferents… en definitiva, estem en una fase bastant inicial de l’esdeveniment online i tecnològic.

7.- Què els diries a les empreses o agències MICE que estan patint el poc suport de les administracions del País? 

Un tema actualment molt “calent” en la indústria MICE.  M’he fet bastant militant, segurament per convicció però també per obligació, obligació moral, i crec que he d’alçar la veu ja que soc part d’Eventoplus. I els mitjans del nostre sector hem de i sentim la necessitat d’alçar la veu, de recollir el sentiment d’abandonament en què es troben tantes empreses i professionals. Ningú ens està fent cas i ens urgeix expressar-ho i protestar.  

Des del Grupo Eventoplus hem donat suport de manera incondicional a les iniciatives que ens han semblat correctes perquè les administracions ens tinguin en compte, perquè la societat comprengui que els esdeveniments són segurs, perquè els clients finals perdin la por d’organitzar esdeveniments pensant que algú es pot contagiar. Jo, personalment, he expressat aquest missatge moltíssimes vegades, l’he deixat escrit per tot arreu, vaig a les manifestacions, em pinto de vermell, faig tot el que calgui i intento elevar la veu per despertar consciències.

També, hem llançat enquestes a través dels nostres mitjans perquè la gent s’apunti allí i amb això puguem comptar quants treballem en esdeveniments i MICE. Hem fet reunions amb totes les associacions del sector, amb els nois de #AlertaRoja, amb tota la gent que ens ha volgut escoltar per explicar-los què està passant amb el nostre sector. Per a mi, el que està passant –resumint, ja que és molt més complex– és que, els organitzadors d’esdeveniments i el sector MICE en general, mai hem estat molt visibles, ja que la nostra tasca sempre estava darrere de l’escenari. Sempre s’ha dit que quan un esdeveniment ha anat bé és quan no es nota que hi havia els organitzadors per allà. Aquesta invisibilitat, aquesta falta de presència, d’una banda i de l’altra, el fet que siguem un sector clarament B2B, d’empreses que treballen per a empreses, fa que no tinguem impacte directe en el públic, cosa que fa que els mitjans de comunicació generalistes no ens facin mai cas.  

Els mitjans de comunicació veuen que es deixen d’organitzar uns jocs olímpics, un “Mobile”, els festivals d’estiu, els congressos o espectacles, però no es pregunten què ni qui hi ha darrere. No parlen que a Espanya teníem en l’organització d’esdeveniments un sector molt potent, molt avançat, referent mundial. Que com en pocs àmbits aquest país havia aconseguit un nivell d’excel·lència, de reconeixement i de potència bestial i que s’està perdent sense que ni tan sols es parli de nosaltres. Ens hem intentat comptar (ningú sap quants som) i, per aproximació, sabem que som centenars de milers de professionals, molt diferents i que representem un munt d’indústries diferents, ja que el sector dels esdeveniments, el sector MICE és transversal. És una de les seves belleses però alhora una de les seves debilitats. No som molts en cadascuna de les moltes indústries de les quals participem.  

L’administració, amb assessorament sanitari i tècnic, ha dictat un munt de protocols els quals hem complert escrupolosament, però a la primera de canvi, quan els polítics parlen, parlen que cal evitar les reunions, assimilant la nostra feina amb les trobades descontrolades de l’àmbit social informal (botellots!). Aquesta contradicció, no ens prohibeixen del tot però en canvi diuen públicament que les reunions no són bones, aconsegueix espantar la gent i els responsables de moltes empreses, institucions culturals, administracions, ignorantment i de vegades volent estalviar diners, prohibeixen els esdeveniments a les seves entitats desencadenant un cercle de cancel·lacions. Fins ara no s’ha donat (o no s’ha pogut documentar) cap cas de contagi en un esdeveniment professional ben organitzat. Els esdeveniments presencials són súper segurs, es controla l’entrada, les distàncies, les mascaretes, el gel, se sap qui ve per nom i cognoms, telèfon, etc… Realment no hi ha possibilitats de contagi si un segueix els protocols en un esdeveniment professional.  

Explicar això a la societat, als polítics, a les administracions i a les empreses és molt complicat. Molt complicat perquè lluitem contra el populisme i contra una falta d’interès claríssim per part dels mitjans. Hem tingut sort en ajuntar-nos, perquè té tot el sentit ja que som cosins germans, amb el sector de la cultura, amb els nois d’Alerta Roja, i anant de la mà hem aconseguit una mica de visibilitat. Quan els cantants i artistes comencen a parlar de la cultura segura, els mitjans generalistes ens comencen a escoltar, però als 10 minuts ja ens obliden. Apareixem als titulars un dia i som oblidats l’endemà. Passa aquí i a un munt de països -amb honroses excepcions-, a França han decidit que el MICE és una indústria essencial del país i que per tant cal protegir-la. Això els posiciona per sortir de la crisi. El Primer Ministre ha arribat a declarar que el sector dels esdeveniments és clau com a palanca de sortida a aquesta crisi. A Àustria acaben d’aprovar un pressupost de 400 milions d’euros per al sector MICE i es considera que és fonamental per a la competitivitat del país. A títol informatiu, Viena juntament amb Barcelona, París i Madrid està al top “five” de les ciutats que acullen grans congressos a Europa. Aquí, els nostres governs, no ens tenen en compte i és molt trist.

8.- L’entrevista va arribant a la seva fi, José, ens podries donar algun consell o recomanació per crear una experiència única i inoblidable per a les empreses?

Crec que en planificar un esdeveniment sempre cal pensar en el públic objectiu. El que moltes vegades fan les empreses és que pensen en ells i en el que a ells els agrada i s’obliden del públic a qui es dirigeixen.  

L’element emocional cada vegada és més important -sempre ho ha estat- i en la pandèmia està quedant encara més clar. Em fa la sensació que en aquests mesos, com hem tingut tant de temps personal, tanta introspecció, tant d’aïllament, ens haurem convençut una mica més que cal reforçar els aspectes més humans de la comunicació i crec que, les agències que pensin així segurament arribaran més lluny i impactaran més en el seu públic.

Ara sí, per acabar amb l’entrevista José, passem a unes preguntes curtes, relacionades amb la nostra plataforma online:

1. Un personatge que t’inspiri: Pasqual Maragall, l’alcalde Olímpic de Barcelona, que després d’una trajectòria en què va il·lusionar els barcelonins de llavors amb un projecte nou de ciutat, quan va tenir –anys més tard- un gran problema de salut, va impulsar la creació de la seva Fundació contra l’Alzheimer. Crec que és una vida interessant i completa que ha aportat molt.  

2. Un producte: una moto. És un dels meus plaers -anar en moto- perquè em dona independència, facilita la meva vida, és àgil.  

3. Per a tu una vida Premium és…: quan un és conseqüent amb les idees que li importen i encara que hagi d’assumir molts compromisos, està tranquil en anar-se’n a dormir.

4. No hi ha dia en què…: no em fascini veure quan surt el sol i que la vida té sentit i que es poden fer moltes coses per tirar endavant.

Moltes gràcies José per les teves paraules, molta sort!